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「SharePointにファイルを置いたら、会社の誰でも見られるようになるの？」「この大切な資料、特定のメンバーにしか見せたくないんだけど、どうすれば安全に管理できるかな？」 こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）は、ファイルを共有し、チームで協力して作業を進めるための便利な場所です。しかし、会社の情報の中には、全員が見ていいものと、一部の人にしか見せてはいけないものがありますよね。特に機密性の高いファイルは、限られた人しか見られないようにすることが非常に重要です。 SharePointは、ファイルのアクセス権限を細かく設定できる仕組みを持っています。これにより、「誰でも見れる」状態から、あなたが望む人だけが見られる状態へと、柔軟に調整することができます。
SharePointのファイルは「誰でも見れる」のか？基本的な考え方SharePointのファイルは、あなたがそのファイルをどこに置いたかによって、誰が見れるかが変わってきます。「SharePointに置いたからといって、会社の全員が見れるわけではない」という点が非常に大切です。
ファイルの公開範囲は「置かれた場所」で決まる- あなたが「営業部サイト」という、営業部のメンバーしかアクセスできないSharePointサイトにファイルを置けば、そのファイルは基本的に営業部のメンバーしか見れません。会社の他の部署の人は見ることができません。
- あなたが「全社共有サイト」という、会社の全員がアクセスできるSharePointサイトにファイルを置けば、そのファイルは基本的に会社の全員が見れるようになります。
ほとんどのSharePointサイト、特にチームサイトの場合、デフォルトでは「サイトのメンバー」に設定された人たちが、そのサイト内のファイルを見たり、編集したりできる権限を持っています。つまり、あなたがファイルをサイト内のドキュメントライブラリに置けば、そのサイトのメンバーは全員、そのファイルを見ることができます。
見られたくないファイルを「見れないようにする」方法：アクセス権限の調整 方法1：より限定されたサイトやドキュメントライブラリに置く（おすすめ）- 機密性の高いファイル専用の「サイト」を作成する:もし、非常に機密性の高いファイルを扱う場合は、そのファイル専用の新しいSharePointサイトを別に作成することを検討しましょう。この新しいサイトには、アクセスを許可したい最小限のメンバーだけを招待し、権限を設定します。これにより、サイト全体でアクセスが制御されるため、管理がシンプルで安全になります。
- アクセスが制限された既存のドキュメントライブラリに置く:既にアクセス権限が限定されているドキュメントライブラリ（例えば、特定のチームしかアクセスできない「役員資料」ドキュメントライブラリなど）があれば、そこにファイルを保存します。
例えば、あるサイトのメンバー全員が見れるドキュメントライブラリの中に、「特定の3人だけが見れるフォルダー」を作りたい場合にこの方法を使います。
- アクセス権限を調整したいフォルダーやファイルを選びます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のフォルダーやファイルの左にあるチェックボックスをクリックして選択します。
- 「アクセス管理」画面へ進みます。フォルダーを選んだら、画面上部のメニューバーにある「アクセス管理」ボタンをクリックしてください。
- 権限の「継承を停止」します。「アクセス管理」画面が開いたら、表示されるパネルや詳細設定の画面で、「権限の継承を停止」というボタンを探してクリックします。確認メッセージが出たら「OK」または「停止」を選んでください。この操作で、そのフォルダーやファイルは、親のアクセス権限を引き継がなくなります。
- 不要な既存のアクセス権を削除します。権限の継承を停止しても、その時点での親からのアクセス権限設定が残っています。その中から、このフォルダーやファイルにアクセスさせたくないユーザーやグループを選んで、「ユーザーのアクセス許可を削除」ボタンをクリックして消します。これで、選んだユーザーやグループはそのフォルダーやファイルにアクセスできなくなります。
- アクセスを許可したいユーザーやグループを「追加」し、権限を与えます。これで、アクセスを許可したい特定のユーザー（例：Aさん、Bさん）やグループを追加し、適切なアクセス許可レベルを選びます（例えば「閲覧」だけ、あるいは「編集」も許可するなど）。「アクセス許可を付与」ボタンから、これらのユーザーやグループを追加してください。 この操作によって、指定した限られた人たちだけが、そのファイルやフォルダーにアクセスできるようになります。
- ユーザーに「閲覧者」権限だけを与える:SharePointサイトに「閲覧者」として参加しているユーザーは、基本的にサイト内のファイルを「閲覧」しかできません。しかし、もしそのファイルが「編集」権限を必要とする特別な設定（例：チェックアウトが必要なファイル、承認待ちのファイルなど）がされている場合、閲覧者にはそのファイル自体が表示されないことがあります。
- コンテンツの公開状態を確認する:ファイルが承認ワークフローの途中であったり、チェックアウトされたままだったりすると、一般の閲覧者にはまだ公開されていない「下書き」状態に見えることがあります。この場合、ファイルは存在しても、閲覧者からは見えません。
SharePointのファイルは、そのファイルが置かれた場所のアクセス権限によって、誰が見れるかが決まります。もし見られたくないファイルがある場合は、「より制限されたサイトやドキュメントライブラリに置く」か、「権限の継承を停止して、そのファイルやフォルダーのアクセス権限を個別に設定する」という方法で、閲覧者を制限することができます。
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