Power AutomateでMicrosoft Formsの回答をExcelに自動で保存する方法
Microsoft Formsは、アンケートやクイズを簡単に作成できる便利なツールですが、収集したデータを効率的に管理するためには、自動化プロセスが役立ちます。今回は、Power Automateを使って、Microsoft Formsの回答をExcelに自動で保存する方法について、初心者向けにわかりやすく解説します。この記事では、Power Automateのクラウドフローを活用し、FormsのデータをスムーズにExcelに転送する手順を一つずつ詳しく紹介していきます。
1. Power Automateにサインインまず、Power Automateにアクセスし、Microsoftアカウントでサインインします。Power Automateはクラウドベースの自動化サービスなので、インストール不要でブラウザから利用可能です。
- Power Automateの公式サイト(https://flow.microsoft.com)にアクセスします。
- 「サインイン」をクリックし、Microsoftアカウントの認証情報を入力してログインします。
- Power Automateのダッシュボードで、左側メニューの「作成」をクリックします。
- 「自動化されたクラウドフロー」を選択します。このオプションは、トリガーとなるイベントに基づいてフローを自動で実行するフローを作成する場合に使用します。
- フローに名前を付けます（例：「Formsの回答をExcelに保存」）。
- 「フローを開始するトリガーの選択」フィールドに「Microsoft Forms」と入力し、「新しい回答が送信されたとき」を選択します。
- 「フォームID」を選択します。ここで、Excelに保存したいデータを収集しているフォームをドロップダウンメニューから選びます。
- OneDriveやSharePoint内に、新しいExcelファイルを作成します。
- シートに適切な見出し（例：名前、メールアドレス、回答1、回答2など）を設定しておきます。
- 作成したExcelファイルを閉じ、OneDriveまたはSharePointの場所を確認します。
- 「次のアクションを追加」で「Excel Online（Business）」を検索し、「行をテーブルに挿入」を選択します。
- 「場所」フィールドで、保存したExcelファイルがあるOneDriveまたはSharePointを選びます。
- 「ドキュメントライブラリ」にはOneDriveやSharePointの適切なフォルダーを指定します。
- 「ファイル」フィールドで、保存するExcelファイルを選択します。
- 「テーブル」には、先ほど作成したExcelファイルのテーブルを指定します（シートにテーブルを作成していない場合は「Ctrl + T」でテーブルを作成する必要があります）。
- フォームの回答データを「行の内容」フィールドに入力します。ここでは、Formsで収集する各項目を対応するExcelの列にマッピングする必要があります。例として、Formsの「名前」フィールドはExcelの「名前」列に、「メールアドレス」は「メールアドレス」列に対応させます。
- 画面の右上にある「保存」をクリックしてフローを保存します。
- 次に、テスト用にMicrosoft Formsに回答を入力し送信します。
- 正常に設定されていれば、送信された回答が自動的に指定したExcelファイルに追加されるはずです。OneDriveやSharePointに保存したExcelファイルを確認し、データが正しく入力されているか確認してください。
Excelファイル内で、データを保存するためのテーブルが正しく設定されているか確認してください。テーブルは「Ctrl + T」キーを使ってExcel上で簡単に作成できます。作成したテーブルに名前を付けておくと、Power Automateで選択しやすくなります。
Q3. Microsoft Formsの回答がExcelに保存されない場合は？フローの設定が正しいかどうかを確認します。特に、Microsoft FormsとExcelのフィールドが正しくマッピングされているか確認しましょう。また、Power Automate内の「フローの実行履歴」から、エラーや実行状況を確認することもできます。問題が発生した場合、詳細情報をもとにフローの修正が可能です。
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